La digitalizzazione dei processi e l’eliminazione dei faldoni

10 Giugno 2019

Il processo di dematerializzazione dei documenti ha insiti una serie di vantaggi, primo tra tutti è la sicurezza della conservazione sostitutiva (scopri cos’è sul sito di Savino Solution). Infatti, un sistema di archiviazione evita la perdita dei dati e un sistema di protezione evita che i dati vengano derubati.

Quindi, come fare per proteggere i dati archiviati?

Si sa che l’archivio è una parte fondamentale dell’azienda, anche se è ingombrante e antieconomico, esso deve contenere tutti i documenti prodotti da un’azienda. Ma un archivio cartaceo richiede tempo.

Certo, un archivio cartaceo richiede tempo di gestione e ricerca dei documenti. Molte volte capita che la ricerca si prolunghi per molto tempo ma il materiale in questione è di fondamentale importanza.

Queste problematiche sono solo alcune che possono essere risolte grazie alla dematerializzazione e alla trasformazione dei fogli di carta in dati informatici, che necessitano di essere gestiti da un software apposito.

Grazie a questi sistemi finalmente non si avranno più montagne di carta da archiviare in magazzino, anzi, da qualsiasi postazione e in qualsiasi momento ogni singolo documento può essere trovato, gestito e controllato.

Proprio come si utilizza un motore di ricerca anche la ricerca di uno specifico file viene semplificata e questo avviene grazie all’utilizzo dei metadati, processati dal sistema in fase di query (richiesta da parte dell’utente).

Come tutti i cambiamenti, anche questo sulla dematerializzazione è complesso, tutto non avviene in maniera semplice, non basta apportare qualche miglioria, ma si tratta di rinnovare tutto il sistema di archiviazione e gestione dei dati.

Ciò che davvero conta prima di procedere è comprendere che per mettere in campo questo cambiamento bisogna innanzitutto digitalizzare i processi prima ancora dei documenti. Ciò vuol dire che bisogna occuparsi di come conservare digitalmente la storia di un documento o di un processo e in che modo si è evoluto nell’azienda.

Non basta ancora però, non basta avere un software e la giusta implementazione a livello aziendale, tutti i processi devono avere valore legale e devono rispondere alle direttive della normativa vigente, in merito al trattamento dati.

Tra gli elementi informativi, che di norma non devono mancare, deve essere presente il nome di chi ha generato il documento, di chi l’ha compilato, se sono avvenute delle modifiche, chi è intervenuto per farle, se sono stati inseriti ulteriori allegati all’interno del processo di elaborazione.

Non a caso tutti gli aspetti legati alla sicurezza dei dati devono rispondere a specifici requisiti di legge. Infatti, a differenza dei normali sistemi di cloud, l’archiviazione dei documenti ufficiali, come fatture, contratti e atti, deve rispondere a regole precise.

Il motivo di tali regole è dovuto al grado di sicurezza che viene richiesto per documenti che contengono atti legali, che devono essere rigorosamente conservati, rispettando i parametri di sicurezza previsti dalla legge.

Vediamo di seguito quali sono gli elementi chiave che devono caratterizzare un sistema di conservazione che rispetti la normativa vigente:

• gestione delle utenze in modo semplice, grazie a una chiara separazione degli ambienti di lavoro virtuali, gestiti dai diversi utenti che svolgono mansioni differenti;
• creazione automatica dei pacchetti di conservazione, grazie all’utilizzo di filtri avanzati abbinati ai metadati;
• monitoraggio dei processi di conservazione, con eventuali alert per le scadenze;
• ricerca dei documenti conservati all’interno dell’archivio digitale,
• segnalazione di files da revisionare;
• schedulazione automatica delle operazioni, in base alle frequenze prestabilite, utile alla pianificazione dei processi di conservazione dei documenti;
• esportazione dei log delle operazioni, per il controllo degli accessi, per ricostruire le operazioni effettuate e da chi.

Uno strumento di questo tipo permette di non avere più l’ingombro di faldoni di documenti da archiviare nel magazzino dell’azienda, d poter utilizzare un documento da qualsiasi postazione, in qualsiasi momento e che in grado di offrire una garanzia di sicurezza nella conservazione.